AKTUALISIERUNG
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Erst auf der Basis von regelmäßig bezogenen Normeninformationen ist ein organisiertes Normenmanagement beim Kunden möglich. Ein wesentlicher Bestandteil dabei ist die Überwachung neuer, geänderter und zurückgezogener Dokumente.
Die einzelnen Dokumente in der Datenbank der DIN Software GmbH können zeitbezogen einem bestimmten Aktualitätsstand zugeordnet werden. Sogenannte Aktualisierungs- oder Updateflags geben den Aktualitätsstatus von Dokumenten innerhalb eines nach Ihren Wünschen festgelegten Bezugszeitraums an. Anhand dieser Information kann der Kunde erkennen, ob ein Dokument im Bezugszeitraum (beispielsweise ein Monat, eine Woche etc.) neu ist, geändert (dabei unterschieden zwischen Änderung des Datensatzes und Änderung des Dokuments) oder zurückgezogen wurde. Statt eines zusätzlichen Datenfeldes können aber auch nach Updateflags getrennte Dateien geliefert werden. Sofern gewünscht oder erforderlich, kann auch beides zur Verfügung gestellt werden.
Für die Ausgabe der Updateflags gibt es verschiedene Möglichkeiten. Genutzt werden dafür Parameter wie der aktuelle Produktionsmonat, Bezugszeiträume und spezielle Ausgabeformatierungen. Detailliert können zu den einzelnen Dokumenten, je nachdem welche Formatierungswünsche der Kunde hat, folgende Zustände mit Hilfe von Updateflags dargestellt werden:
| Allgemeine Zustände | Updateflag |
| Neuerscheinung und/oder neu in die Datenbank aufgenommen | N |
| Dokument geändert | A |
| Datensatz geändert (bibliografische Änderung) | C |
| Vorankündigung (nur bei Entwürfen von DIN-Normen) | F |
| Historische Dokumente (Dokumente, die bereits vor dem Bezugszeitraum zurückgezogen worden sind) | H |
Unverändert im Bezugszeitraum | U |
Zurückgezogen im Bezugszeitraum | W oder Z |
| Mögliche weitere Zustände, die z. B. in der Perinorm praktiziert werden | |
| Beabsichtigte Zurückziehung, die im Bezugszeitraum gemeldet wurde | I |
| Im Bezugszeitraum wieder gültig gemachte Dokumente | R |
| Dokumente, die bereits vor dem Bezugszeitraum geändert bzw. modifiziert wurden | M |
Die in der Tabelle für die Kennzeichnung des Aktualitätszustandes von Dokumenten dargestellten Updateflags haben sich in der Praxis bewährt. Sie sind aber kein Dogma, auf Wunsch können auch andere Darstellungsformen und -zeichen gewählt werden.
Bibliografische Änderungen ermitteln wir mit Hilfe einer in der Datenbank implementierten Änderungsverfolgung - dem sogenannten "Journaling". Dieses gibt Auskunft darüber, welche Datenfelder bzw. Datenfeldinhalte im Bezugszeitraum modifiziert wurden.
Die Änderungsanzeige kann sich auf alle relevanten Felder eines Datenservices oder aber nur auf ausgewählte Felder beziehen. Dies kann durch interne Steuerungsmechanismen für die Ausgabe definiert werden. Aber welche Felder "beobachtet" werden sollen, bestimmt der Kunde.
[Stand: November 2011]
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